転職活動で企業へ送るメールの書き方と送り方の詳細

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転職活動で企業へ送るメールの書き方と送り方

転職活動を始めると、応募から内定まで企業とメールのやり取りをする機会が何度も出てきます。

企業とのメールのやり取りにはいくつかのルールがあり、知らずにいると内定に不利になったり、また失礼になったりすることもあるのです。

そこで今回は、きっと役立つ「転職活動でのメールの書き方」について、調査していきたいと思います。

使用するアドレスについて

良いアドレス

メールアドレスは、自宅のパソコンのものを使用し、自分の名字や名前・イニシャルなどが入っているものが良いでしょう。恋人やペットの名前・ニックネーム・その他あまり奇抜なものや子どもっぽいアドレスは、心証が良くないのでやめておきましょう。

NGなアドレス

×携帯電話やスマートフォンのアドレス
携帯メール(@docomo/@softbankなど)は、ドメイン指定受信などの設定でメールが届かないことがあるのでおすすめできません。

また、携帯からのメールは改行がバラつくなどして見にくい場合があるので、できるだけ避けた方がよいでしょう。

×職場のメールアドレス
現在の職場でパソコンを貸与されている方に多いのですが、職場のパソコンのアドレスを転職活動用として使用するのは好ましくありません。

なぜなら、職場のメールは部下の仕事内容を把握するため、上司が読むことができるからです。転職活動がばれてしまう可能性もあるので絶対にやめましょう。

メールの件名の書き方

件名は「短く、分かりやすく」が原則です。

理想は、一目で要件が分かる件名です。

◎「事務職の応募の件について/加藤花子」
◎「「営業職の求人広告に関する質問です/山田太郎」

など、要件と名前を明記しましょう。企業の募集要項で件名の指定がある場合は、それに従いましょう。

件名にあいさつ文を入れるのはNGです。必要はありません。

件名に

×「お世話になっております」
×「先日メールした件です」
×「ご連絡させていただきました」

などという文言を入れてしまうと、迷惑メールと間違われブロックされてしまうケースもあります。みなさんのアドレスにも、このような文言が入った迷惑メールが届くことがありませんか?これはNG件名です。

あいさつ文の書き方

あいさつ文は、社会人としてのマナーを問われる部分であり、ここでの一言が第一印象を決めると言っても過言ではありません。

しかし、マニュアル本にあるようなあまり形式ばったものも印象に残りません。ですからあいさつ文は、

@基本的なマナーを押さえつつ
Aその人らしさが出ていて
B簡潔で読みやすい

文章を書くように心がけましょう。また、応募の場合は動機を内定通知。オファーへの返信の場合は、感謝の気持ちを書き添えます。

例)
はじめまして。○○○子と申します。
貴社の営業職に関しての求人広告を拝見しました。
私は幼い頃から貴社の製品を愛用しており、
貴社製品の大ファンです。
ぜひ応募させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。

例)
お世話になっております。○○○子と申します。
内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日までにお返事をさせて頂きたいと思います。
どうぞよろしくお願い致します。

本文の流れと注意点

本文は、

1.宛先
   ↓
2.自分を名乗る
   ↓
3.あいさつ文
   ↓
4.要件
   ↓
5.締めのあいさつ
   ↓
6.署名

という流れで書きます。

熱い思いを伝えようとして、だらだらと長い文章になるのは逆効果です。要件だけを「丁寧に、簡潔に」心がけて書きましょう。適宜、改行を入れて読みやすくすることも大切です。

また、確認事項や質問事項がある場合は、相手側が分かりやすく答えやすいように箇条書きにするのが良いでしょう。

さらに、宛先を書く場合、「株式会社」を「(株)」と訳さないように、後株(○○株式会社)なのか、前株(株式会社○○)なのかもきちんと確認しましょう。

本文の注意点をまとめると以下のようになります。

  • 文章は、簡潔・丁寧に
  • 改行を入れて、見やすく・読みやすく
  • 質問事項は箇条書きに
  • 宛先(会社名)は正確に

署名の書き方

署名は、枠などで囲って分かりやすいようにし、メールの最後に入れます。名前・住所・自宅の電話番号と携帯番号・メールアドレスの4つを必ず入れましょう。

当然のことながら、現在の会社名や部署名・メールアドレス、また個人のブログのURLなどは入れないで下さい。あくまでもビジネスメールとして、シンプルに必要な情報だけを入力します。また、転職活動中は何度も使うことになるので、一度作成したら保存しておきましょう。

名前:○○○子
住所:○○県○○市○○町○―○―○
電話:××―××××―××××(090−××××―××××)
メールアドレス:●●●@●●●●●

返信を送る場合の注意点

企業からの連絡や内定通知などのメールには、元の件名に返信する形で返しましょう。
Re:「○○に関しまして」といったものですね。

「Re:」を付けることで、返信メールということが一目で分かるので、迷惑メールなどと間違われる心配がありません。

また、何度かメールをやり取りする際、「Re:Re:Re:」と複数ついた状態は見苦しいので、余分なものは消し、1つだけ残しておきましょう。

メールを送る際に守るべき4つのルール

1.返信は24時間以内に

企業からメールを受け取った際は、できるだけ早く、遅くとも24時間以内には返信しましょう。内定通知など、すぐに返事ができないものの場合でも、「○○までに返事をします」という旨のメールを送りましょう。

2.勝手に添付ファイルを送らない

指示がないのに勝手に書類や写真の添付をするのはマナー違反です。さらに、圧縮ファイルを送る場合は、受け手が解凍できるソフトをインストールしていない場合もあるので、事前に確認しましょう。

3.相手の名前があやふやな時

担当の方の名前が分からない、またはあやふやな時は、間違いがあっては困るので「ご担当者様」としましょう。

4.絵文字・記号は使用しない

当然のことながら、ビジネスメールに絵文字や顔文字は使えません。また「♪」や、「(笑)」、「(汗)」などもNGです。

まとめ

以上、転職活動でのメールの書き方について調査してきましたがいかがでしたか。

転職活動中のメールは、あくまでもビジネスメールであることを忘れずに、ルールに従って書くよう心がけましょう。

というと、とても難しいように感じますが、ポイントを押さえればそれほど難しいものではありません。要は、相手を敬う気持ちが大切なのです。

もう一度自分のメールを読み返し、言葉遣いは丁寧であるか、文章は簡潔で分かりやすいか、必要なことがきちんと書かれてあるかを確認してみて下さい。

このレポートが、少しでもあなたの転職活動のお役にたてれば幸いです。

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