転職内定後の返事の書き方の詳細

転職内定後の返事の書き方

内定おめでとうございます！とても喜ばしいことですが、承諾するにしても辞退するにしてもすぐに相応のお返事を出す必要があり、まだ気は抜けません。

例文も含め、転職内定のお返事の書き方から内定の保留や辞退時の注意点まで、さまざまな情報をまとめました。

転職時の内定承諾のお礼状やお礼メールには何を書く？

内定通知書または採用通知書を受け取った時に出す、お礼状やお礼のメールは絶対に出さなければならないわけではありません。

しかし、会社に好印象を与えるため、最近は転職時にも出す人が増えています。どんな内容を書いたら良いか、メールと手紙の2パターン見ていきましょう。

内容

手段に関わらず、内容と流れは以下のようになります。

1.ビジネスマナーに従った挨拶を文頭に書く
2.内定を出してくれたことへのお礼を述べる
3.その会社で働く意気込みを簡潔にまとめる
4.改めて感謝の意を述べ、結びの挨拶で締める

なにより早く、内定を出してくれたことに対しての感謝の気持ちと、高い入社への意欲を送ることが大切です。社名や担当者名などに誤りがあると非常に失礼なので、誤字脱字には注意しましょう。

メール

即時性を活かし、すぐに返事できるのがメールです。内定をいただいた翌日までには送ります。必要最低限の内容にし、最後に署名を入れます。

マナーをちゃんと押さえた上で、オリジナリティがあると尚よいでしょう。面接の際に時間を割いてもらったことへのお礼などを付け加えても構いません。

お礼状

お礼状を出す場合は、パソコンの印刷ではなく手書きでしたためると、一段と良い印象を与えます。1週間以内に届くように、内定の通知が届いた翌日には投函するのが望ましいでしょう。

便箋と封筒は白、インクは黒または青が一般的で、縦書きの便箋が基本ですが横書きでも問題はありません。頭語と結語、時候の挨拶や安否を尋ねる挨拶文を入れます。

もし書き間違えたときは修正テープなどは使わないで、書き直しましょう。

内定を辞退するときのメールの書き方

転職活動で、1会社しか応募しないケースは稀なため、複数社から内定をもらうこともあるでしょう。内定の辞退は気が重い作業ですが、そんな時のためのメールの書き方をご紹介します。

メールが良い理由

少し前までは電話や手紙、あるいは企業に出向いて口頭でお断りしていましたが、今ではメールでのお断りが一般的になっています。

きちんとお断りした履歴が残りますし、担当者が忙しい時間にお手を煩わせることもありません。また、内定辞退の連絡はなにより早く送ることが大切なため、すぐに書けてすぐに届くメールが適しているのです。

メールでも、内定を辞退する意志と迷惑をかけて申し訳ないという謝罪の2点が伝われば十分です。

ただし、入社承諾書を出した後に辞退をする場合など、相手へ多大な迷惑がかかる時はメールでは少し失礼にあたります。電話で連絡して直接謝罪した後に、お詫びの手紙を出しましょう。

内容

しっかりと失礼のないように、読み手がある程度納得するようなことを簡潔に記載し、お詫びの言葉を添えます。件名はシンプルかつ具体的にし、内定受諾の時と同様に誤字脱字には気を付けます。

他社に内定をもらいそこに入社するとは伝えにくいものですが、正直に伝えましょう。

その際、他社の雇用条件がよかった、御社の条件面に不満があるなどといった内容は書かないようにします。理由をすべて正直に伝える必要はありません。

書き方

内定から保留期限はいつまでOK？

一般的には、採用通知をもらったらなるべく早く、遅くても3日以内には返事をします。返事を保留するのは1週間が限度です。

保留の理由は「第一志望ではないので、待ってください」と正直にいう方もいますが、企業によっては不快に思うこともあるため「家族と十分に話し合って決めたいと思っているので、待っていただけませんか」などと返答した方が無難でしょう。

早い企業では、待ってほしいと返答をした3日後に内定取り消しになるケースもあるようなので、できるだけ相手の迷惑にならないように誠意をもって保留のお願いをします。

他社で内定待ちの場合は、「○日までにお返事をします」など具体的に期限を告げて、こまめに連絡を入れましょう。

内定辞退はいつまでにする必要がある？

内定を承諾していても、法的には入社日の2週間前までであれば辞退できます。内定受諾書や入社受諾書を提出していたとしても契約解除できるため、実質的に法的な拘束力はありません。

しかし、法的に認められているからといって不義理が許されるわけではありません。

中途採用を考える企業は、採用する人間の手間や時間、人件費以外にも広告費などの膨大な費用をかけています。

また、内定を出したら着々とあなたを受け入れる準備をします。内定辞退されると、すべてが無駄になってしまいます。

社会人としての最低限のマナーを持ち合わせ、辞退を決めたら可能な限り早く伝えます。入社意志が無くなったからと連絡が途絶えてそのままということは絶対にやめましょう。

内定辞退する場合の注意点

世の中は広いようで狭いので、面接で接点をもった面接官が取引先になるなどの業界内の繋がりのほか、個人間の繋がりからも後で大変なことになる可能性があります。

辞退するのだから関係ないとは思わずに、最初から最後まで誠意ある対応をします。

メールアドレスにもモラルをもち、アイドルグループの名前が入っているなどビジネスにふさわしくないメールアドレスは使わないようにします。

メールが来たら24時間以内には返信し、必ず最後に署名をつけます。面接を辞退するときはなにより誠実に、できるだけ早く辞退を伝えることが重要です。

内定後の就職に向けて必要となる書類

内定先が決まったら、就職に必要となる書類を用意しておきましょう。転職に必要となる書類の中から、多くの企業から提出を求められるものなどをご紹介します。

・内定承諾書
転職時は出されないケースもありますが、氏名を記入し捺印して返送します。

・年金手帳
前職場で保管していたときは退職時に返却されます。万一紛失した場合は、社会保険事務所で再発行の手続きがとれます。

・雇用保険被保険者証
前職場から必ず受け取る書類です。もしも紛失した場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらいましょう。

・源泉徴収票
退職時に前職場から受け取ります。年末調整を受けるために、年内に転職したのであれば提出します。

・給与振込先の届け書
企業独自の書類用紙に、給与振り込みに必要な口座などを記入します。企業によっては銀行通帳のコピー（支店名・口座名の記載ページ）を求める例もあります。

・扶養控除等申告書
企業から決まった法令用紙を渡されて、記入し押印するのが普通です。

・健康保険被扶養者異動届
扶養義務のある家族を持つ人が、企業から受け取った法令用紙に記入押印して提出します。

・その他
企業によっては免許や資格関連の証明書、卒業証明書、身元保証書、健康診断書、住民票記載事項証明書などの提出を求められることもあります。

入社書類はもれなく揃え、送付する書類には添え状を忘れずにつけるようにしましょう。添え状には宛名・送り主・何を送ったのかを記します。

まとめ

ここまで転職内定後の返事の書き方について読んでもらいましたが、いかがでしたか？

承諾する場合も辞退する場合も、例文を少しアレンジするだけで好感度の高いお返事が書けます。複数の企業を並行して転職活動をするのが一般的ですから、辞退されることも企業は覚悟しています。

可能な限り早く誠実に連絡すれば、何も心配はいりません。この記事が新しい職場での生活に向けた手助けとなれば幸いです。